چک لیست مدیریت زمان و افزایش خلاقیت در ۲۰۲۴

مقدمه

زمان  بستر وقوع همه اتفاقات در گذشته، هم اکنون و آینده است و یکی از سرمایه هایی است که انسانها همیشه در جستجوی راهی برای حفظ و استفاده بهینه از آن هستند. در این پست سعی می کنیم ترفندهای مدیریت و استفاده بهینه از زمان و بهبود خلاقیت را معرفی کنیم.

کمتر نفس بکشید!

شاید در ابتدا تعجب کنید. اما با یک مثال این قضیه برایتان شفاف‌تر می‌شود.

طبق یافته‌های Tom Evans، امید به زندگی (طول عمر )یک لاک‌پشت بین ۱۲۰ تا ۱۴۰ سال است.  درحالی‌که این میزان برای یک فیل بین ۸۰ تا ۹۰ سال و برای یک انسان بین ۵۰ تا ۶۰ سال است. یک آمار دیگر نشان می‌دهد که یک لاک‌پشت ۴ بار در هر دقیقه نفس می‌کشد و یک فیل ۸ بار در درقیقه و یک انسان ۱۲ تا ۱۵ بار در هر دقیقه نفس می‌کشد.

شاید بتوان چنین نتیجه گرفت که برای داشتن طول عمر باید میزان نفس کشیدمان را تغییر دهیم! اما همیشه مجبور نیستیم این کار را انجام دهیم. کافی است در اول صبح چند بار نفس عمیق کشیده و نفس را در سینه حبس کنیم و به‌آرامی بازدم را انجام دهیم. بدین ترتیب از سرعت کارها کمی می‌کاهیم و استرس را از خود دور می‌کنیم و درعین‌حال زمان را نیز گسترش می‌دهیم!

چند بار اندازه بگیرید و یک‌بار بدوزید

همیشه سعی کنید چندین بار با دقت تمام زوایا و خفایای امور را با دقت بررسی کرده و یک‌بار اقدام به انجام کنید. بدین ترتیب ایرادات شما در انجام کارها کم می‌شود و مجبور نیستید برخی را دوباره انجام دهید و یا اینکه مجبور به رفع ایرادات حاصل از بی‌دقتی‌های فراوان شوید. همه این کارها موجب می‌شود که در زمان صرفه‌جویی کنید.

قورباغه را قورت بده!

نگران نباشید. مجبور نیستید قورباغه را بخورید. قورباغه درواقع بزرگ‌ترین و مهم‌ترین کاری است که شما باید انجام دهید. پس بدون تلف کردن وقت اقدام کنید.

همچنین این عنوان یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌هایی است که توسط برایان تریسی نوشته شده و به چندین زبان ترجمه شده است.

تلویزیون را خاموش کنید!

بررسی‌ها نشان می‌دهد که افراد روزانه بیش از ۸ ساعت از زمان خود را صرف تماشای تلویزیون می‌کنند. می‌توان همه این زمان یا حداقل بخشی از آن را صرف کارهای مهم نمود.

مطابق با سطح انرژی‌تان زمان‌بندی کنید

در بالا گفتیم که اقدام به انجام مهم‌ترین و بزرگ‌ترین کارتان بکنید. اما انجام کار مهم، به انرژی بیشتری نیاز دارد. بیشترین سطح انرژی تا 2.5 ساعت پس از بیدار شدن از خواب است. با برنامه‌ریزی طبق سطح انرژی‌تان، شما به یک روال در انجام کارها می‌رسید که به خلاقیت شما نیز کمک شایان توجهی می‌کند.

سعی کنید برای این کار حتماً یک تقویم داشته باشید و همه‌چیز را در آن یادداشت کنید تا چیزی از قلم نیفتد.

سحرخیز باش تا کامروا باشی

اگر فقط زیادی نیاز دارید پس صبح زود از خواب بیدار شوید. بدین ترتیب برای انجام کارها وقت زیادی در اختیار خواهید داشت. اما باید به یک نکته مهم توجه کرد و آن اینکه برای زود بیدار شده باید شب گذشته در وقت مناسبی به رختخواب بروید. در غیر این صورت صبح زود بیدار شدن چیزی جز خستگی و کسالت برایتان به ارمغان نمی‌آورد.

همه کارهایتان را یادداشت کنید.

با یادداشت کردن کارهای انجام‌شده‌تان به مدت یک یا دو ماه، دقیقاً متوجه خواهید شد که کجا وقت را تلف کرده‌اید و کجا از آن درست استفاده کرده‌اید. همچنین موانع موجود بر سر راه خلاقیت را نیز شناسایی می‌کنید. در برنامه‌ریزی‌های آتی موارد مزاحم را از برنامه‌تان حذف کنید و یا آن‌ها را با کارهای مثبت جایگزین کنید. بدین ترتیب برنامه‌تان چندان فشرده نخواهد بود و به نحو مطلوب بهینه‌سازی خواهد شد.

از اوقات انتظار به نحو مطلوب استفاده کنید

فرض کنید برای اینکه نوبت ویزیتتان برسد باید دو سه ساعت در مطب دکتر منتظر بمانید. برای این مدت‌زمان حتماً برنامه داشته باشید، مثلاً خواندن یک کتاب، نوشتن کتاب الکترونیک، انجام مکاتبات، بررسی لیست مخاطبان و ...

ذهنتان را خلاص کنید.

همیشه یک دفترچه یادداشت (سنتی یا الکترونیکی) به همراه داشته باشید. اگر در حال انجام یک پروژه بسیار مهم هستید و مورد دیگری ذهنتان را مشغول می‌کند، سریع‌تر آن را یادداشت کنید تا ذهنتان از آن موضوع خلاص شده و متمرکز بر کار اصلی بشود.

دوباره‌کاری ممنوع!

اگر غذا درست می‌کنید دو برابر درست کنید و نصف آن را در یخچال نگه‌دارید تا فردا دوباره مجبور به پخت‌وپز مجدد نشوید.

 قاطع و محکم باشید

می‌توانید آن میزان از وقتی را که صرف بحث‌های بی‌مورد برای اخذ یک تصمیم می‌کنید، صرف کارهای خلاقانه نمایید. پس یک تصمیم بگیرید و با آن پیش بروید.

وسواس ممنوع

فرض کنید از یک وسیله استفاده می‌کنید. در هر بار استفاده اگر آن را تمیز کنید مجبور نیستید وقتتان را صرف شستشو و نظافت کلی آن بکنید. این روش باعث می‌شود که در زمانتان صرفه‌جویی کنید.

همچنین برای نظافت و تمیزکاری اوقات معینی را در نظر بگیرید و سعی کنید خارج از آن اوقات دست به تمیزکاری نزنید.

برون‌سپاری و انجام گروهی

در کنار اینکه می‌توانید کارها را به‌صورت تیمی و برون‌سپاری انجام دهید، می‌توانید برای کارهایتان وقت خاصی را نیز اختصاص دهید. مثلاً یک روز را برای نوشتن اختصاص دهید و روز دیگر را برای قرار ملاقات و ...

کلیدهای میانبر در صفحه‌کلید را حفظ کنید

آمارها نشان می‌دهد که کاربران اوقات بسیاری را صرف گشت‌وگذار در فضای مجازی می‌کنند. بنابراین خیلی بهتر است که کلیدهای میانبر بر روی صفحه‌کلید را یاد بگیرید. این مورد درباره سایر کارها نیز درست است. می‌توانید با مطالعه ترفندهای انجام کارها، میزان زمان موردنیاز برای انجام آن‌ها را تا حد امکان به حداقل برسانید.

کارهای تکراری را خودکار کنید

برخی کارها مانند پرداخت قبوض را می‌توانید به نرم‌افزارهای خاص بسپارید تا برایتان انجام دهند. بدین ترتیب نیازی نیست تا وقتتان را صرف این کارها بکنید.

فقط ۴ ساعت در روز کار کنید

تحقیقات علمی نشان می‌دهد که ۴ ساعت کار در روز کافی است. این بدین معنی نیست که می‌توانید بقیه روز را به بطالت سر کنید. بلکه این ۴ ساعت را باید صرف کارهای مهم و انرژی بر بکنید و بقیه روز را صرف یادگیری مهم‌تر، تمرین و استراحت بکنید.

چندکارگی ممنوع

وقتی چندین کار را باهم انجام می‌دهیم ذهنمان از تمرکز بر روی یک کار باز می‌ماند و انجام کارها بیش‌ازحد معمول زمان می‌برد. در نتیجه سعی کنید در آن واحد یک کار انجام دهید و پس از اتمام آن، کار بعدی را شروع کنید.

در گذشته نمانید

زیاد افسوس گذشته را نخورید. سعی کنید با درس گرفتن از کارهای گذشته، نسبت به آینده قدم‌های محکمی بردارید.

در ادامه، چند سیستم موفق را معرفی می‌کنیم:

تکنیک پومودرو

تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان است که نویسنده و توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار، فرانسیسکو سیریلو (Francesco Cirillo)، آن را توسعه داده و تکمیل کرده است.

در این تکنیک، با یک زمان‌سنج، وقت را اندازه می‌گیرید. مثلاً ۵ دقیقه استراحت بعد از ۲۵ دقیقه کار و هر ۱۰۰ دقیقه یک بار مدت بیشتری استراحت می کنید.

تکنیک Seinfeld (Don’t Break the chain)  

طبق این تکنیک، یک تقویم بزرگ دیواری که کل سال در آن مشخص باشد تهیه کنید. کارها را پشت سر هم بنویسید و یک زنجیره تشکیل دهید. سعی کنید این زنجیره نشکنید. پیشرفته‌ای کوچک روی هم انباشته شده و پیشرفته‌ای بزرگ را شکل می‌دهند.

قانون ۲ دقیقه‌ای دیوید آلن

طبق گفته دیوید آلن نویسنده کتاب مشهور و پرفروش (Getting things done) ، اگر فکری می‌کنید انجام دادن یک کار زیر 2 دقیقه زمان می‌برد همین الان باید آن را انجام داد و از دست آن خلاص شد.

مانند ایلان ماسک روزتان را به قسمت‌های ۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید.

صاحب شرکت تسلا و اسپیس ایکس کارهای خود را چگونه انجام می‌دهد؟ او تمام روز خود را به قسمت‌های 5 دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و همه کارها را (حتی ناهار) در قسمت‌های 5 دقیقه‌ای انجام می‌دهد. بدین شکل او کارها را خلاقانه انجام می‌دهد و اتلاف زمان در کارهای او معنی ندارد.

روش (قطعاً ، باید و خواستن) جی شیرلی

به گفته Jay Shirley هر روز صبح این سه سؤال را از خودتان بپرسید:

امروز برای داشتن یک روز مفید چه کارهایی را قطعاً باید انجام دهم؟

برای ساختن آینده‌ای بهتر چه کارهایی را باید انجام دهم؟

برای داشتن یک روز خوب چه کارهایی را می‌خواهید انجام دهید؟

جواب دادن به این سؤالات باعث می‌شود که یک روز خوب و خلاقانه‌ای داشته باشید.

ماتریس آیزنهاور

این ماتریس که توسط Dwigth Eisenhower پیشنهاد شده از چهار قسمت تشکیل شده است.

کارهای ضروری و مهم که سریعاً باید انجام شود.

کارهای مهم و غیرضروری که برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی باید کرد.

کارهای ضروری و غیر مهم که می‌توانید انجام آن‌ها را برون‌سپاری کنید.

کارهای غیرضروری و غیر مهم که باید آن‌ها را از برنامه‌تان حذف کنید.

این ماتریس را می‌توان به منظور انجام خلاقانه کارها در برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی به کار برد.

سیستم Big Rock

طبق گفته استفان آر کاوی در کتاب 7 عادت مردمان تأثیرگذار، ابتدا تخته‌سنگ‌های بزرگ را در ظرف قرار دهید سپس شن دانه‌ها و سنگ‌های ریز را در آن بریزید تا همه شکاف‌های و جاهای خالی پر شود.

لیست کارهای انجام شده

درعین‌حال که فهرستی از کارها را برای انجام در دست دارید، فهرستی از کارهایی که انجام شده‌اند را نیز تهیه کنید. بدین ترتیب این کار به‌عنوان مشوقی برایتان عمل می‌کند.

یک روز برای جمع‌بندی

اگر با یک گروه کار می‌کنید، یک روز را برای جمع‌بندی کارها و مشورت با اعضای گروه اختصاص دهید. اگر هم تنها کار می‌کنید یک روز مثلاً آخرین روز هفته را برای این کار اختصاص دهید. تا از اولین روز هفته با خیال راحت و با حداقل مشکلات بتوانید برنامه ریزیتان را عملی کنید. این کار تمرکز را برایتان به ارمغان می‌آورد.

همچنین سعی کنید تقویمی که برای انجام کارها تهیه کرده‌اید را نیز با گروه خود به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم نظر بدهند.

مکان مناسب را برای کار انتخاب کنید.

در مکانی کار کنید که در آن راحت هستید، لوازم کارتان آماده است، حواستان پرت نمی‌شود. هر عامل حواس‌پرتی را نیز از محیط کارتان حذف کنید.

برنامه‌ریزی برای اتفاقات ناخواسته

قبل از انجام کارها تمام توانتان را به کار بگیرید تا مشکلی پیش نیاید. اما باید در نظر داشته باشیم که برخی اوقات اتفاقات ناخواسته‌ای پیش می‌آید که باعث بروز وقفه در کارها می‌شود. سعی کنید با کمی انعطاف برای این لحظات نیز برنامه‌ریزی داشته باشید.

برای کارها و اهدافتان زمان تعیین کنید

به‌عنوان‌مثال اگر فکر می‌کنید کاری را در عرض 1 ساعت انجام می‌دهید آن زمان را به 45 دقیقه کاهش دهید. بدین ترتیب سریع‌تر کار خواهید کرد و تمرکزتان نیز تقویت خواهد شد. البته در انجام چنین طرح‌هایی محتاط باشید.

همچنین برای انجام و اتمام کارها بازه زمانی معین تعیین کنید. بدین ترتیب خود را مجبور می‌کنید که کار را به اتمام برسانید.

از نرم‌افزار مدیریت گذرواژه استفاده کنید

اکثر کاربران از چندین گذرواژه برای ورود به حساب‌های کاربری مختلفشان در فضای مجازی استفاده می‌کنند. با یک نرم‌افزار مدیریت گذرواژه، حفظ و نگهداری گذرواژه‌ها را به آن بسپارید و ذهنتان را با چنین مواردی درگیر نکنید.

با دقت گوش کنید

اگر با دقت به حرف‌های طرف مقابل گوش کنید، دیگر مجبور نخواهید بود تا به خاطر قسمت‌هایی که متوجه نشده‌اید مجدداً از او سؤال کنید. بدین ترتیب در وقت خود نیز صرفه‌جویی خواهید کرد.

برخی نکات مهم برای شنیدن فعال و موثر:

از هوش مصنوعی کمک بگیرید

با گسترش محبوبیت ابزارهای هوش مصنوعی، شما نیز از قافله عقب نمانید و از این ابزارها به‌عنوان دستیار استفاده کنید تا خلاقیتتان بیش‌ازپیش افزایش یابد.

عوامل حواس پرتی را حذف کنید

اگر می‌خواهید بهره‌وری را افزایش دهید و متمرکز بمانید، باید عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید. این روزها، اعلان‌های گوشی‌های هوشمند عوامل اصلی حواس‌پرتی هستند، اینجاست که باید برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها اقدام کنید. درحالی‌که استفاده از تلفن هوشمند ممکن است گاهی یک ضرورت باشد، می‌توانید انواع خاصی از اعلان‌ها را بی‌صدا کنید یا حتی گوشی خود را در حالت فوکوس (Focus) قرار دهید (اگر این عملکرد را دارد). همچنین به کنار گذاشتن کامل گوشی کمک می‌کند – اما این ممکن است برای برخی از ما سخت یا حتی غیرممکن باشد.

استفاده از چند صفحه نمایش

بسیاری از کارمندان اداری در محل کار خود تنظیمات چند صفحه را انتخاب می‌کنند. دلیل آن ساده است: به کاربران کمک می‌کند تا از جابجایی مداوم بین برنامه‌ها، برگه‌های مرورگر و پنجره‌ها اجتناب کنند. وجود دو یا چند صفحه‌نمایش در دسترس می‌تواند به انجام چند کار کمک کند.

سلامتی

اگر بخواهید خلاق باشید باید بدانید که سلامتی حرف اول را می‌زند و بدون آن نمی‌توان کار زیادی از پیش برد. در ادامه موارد مرتبط با سلامتی را خاطرنشان می‌کنیم:

ورزش

برنامه‌های ورزشی مختلفی وجود دارند که می‌توانید حتی با ساده‌ترین آن‌ها سلامتی جسمی خود را حفظ کرده و در نتیجه سلامتی روحی خود را نیز تقویت نمایید.

تغذیه سالم داشته باشید

با پرهیز از خوردن غذاهایی مانند پاستا، نان، تنقلات سعی کنید تغذیه مناسبی داشته باشید و انرژی کافی دریافت نمایید.

خواب کافی داشته باشید

در ایام جوانی، ممکن است ۲ ساعت خواب هم برایتان کافی باشد. اما با بالا رفتن سن، این مقدار جواب‌گو نیست. سعی کنید 7 تا 9 ساعت خواب را داشته باشید. همچنین سعی کنید از هرگونه خوردن و آشامیدن که خواب شما را به تأخیر می‌اندازد پرهیز کنید.

لیمو استشمام کنید

تحقیقات دانشگاه اوهایو نشان می‌دهد که بوییدن لیمو، خلق‌وخو را بهبود بخشیده و باعث افزایش یک ماده شیمیایی در مغز (نور اپی نفرین) می‌شود که با تصمیم‌گیری‌های اجرایی و انگیزه ارتباط دارد.

همچنین یک تحقیق دیگر در ژاپن نشان می‌دهد که استشمام رایحه لیمو باعث افزایش دقت در تایپ می‌شود و افراد 54% کمتر خطا می‌کنند.

دما را تنظیم کنید

وقتی که دما زیاد بالا یا پایین برود باعث کاهش تمرکز و خلاقیت می‌شود. سعی کنید در هر شرایطی دما را بین 21 تا 22 درجه سانتی گراد تنظیم کنید.

استراحت مختصر

در بین روز ممکن است خستگی ناشی از کارها توان شما را کاهش دهد. در چنین مواقعی هر نوع رسانه اعم از موبایل، رادیو، تلویزیون و ... را کنار گذاشته و استراحت مختصری داشته باشید. بدین ترتیب اره را مجدداً تیز کرده‌اید و با انرژی سر کار برمی‌گردید.

همچنین سعی کنید کارها را فشرده برنامه‌ریزی نکنید. بین دو کار حتماً زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید.

نور خورشید را به خانه دعوت کنید

نور خورشید باعث بالا رفتن سطح انرژی شده و باعث می‌شود که میزان تمرکزتان بالاتر رفته و استرس کاهش یابد.  

لبخند بزنید

تحقیقات نشان می‌دهد که لبخند زدن، خلاقیت را افزایش می‌دهد، زیرا سیستم ایمنی را تقویت می‌کند، باعث خوشحالی می‌شود، استرس را کنترل می‌کند و باعث می‌شود که تمرکزتان بالا رود.

ایستادن و راه رفتن در ملاقات

برخی ملاقات‌ها بسیار ضروری‌اند. سعی کنید در ملاقاتتان به جای نشستن، بایستید یا راه بروید. این کار نه‌تنها برای سلامتی‌تان مفید است بلکه عوامل حواس‌پرت کن را نیز دور می‌کند و همچنین در وقت نیز صرفه‌جویی می‌شود.  

 برای اهدافتان طرح و نقشه داشته باشید

فرض کنید می‌خواهید خانه رویاییتان را بسازید. قطعاً از یک نقشه معماری استفاده می‌کنید. زیرا بدین ترتیب مطمئن هستید که همه‌چیز خوب پیش خواهد رفت. شما نیز با تقسیم‌بندی اهدافتان به دو قسمت میان‌مدت و بلندمدت، برای تحقق آن‌ها برنامه داشته باشید.

اهداف S.M.A.R.T داشته باشید

مطمئن شوید که اهدافی تعیین کرده‌اید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل‌دسترسی، واقعی و بر مبنای زمان هستند.

بازخوردها را جدی بگیرید

همیشه زمانی را برای بررسی کارهای انجام‌شده اختصاص دهید. ببینید که نتایج مطلوب به دست آمده یا نه؟ موارد زائد و مزاحم را حذف کنید و سپس به راه خود ادامه دهید.

به خودتان جایزه بدهید

هر شب سه مورد از کارهایی که در 24 ساعت گذشته نتایج مثبت و خوشایند برایتان داشته را نوشته و مرور کنید و خودتان را بابت آن تحسین کنید. این یادآوری کارهای مثبت گذشته تأثیرات مثبتی بر روح و جسم شما می‌گذارد.

(نه) گفتن را یاد بگیرید

همیشه (بله) گفتن و پذیرفتن همه کارها عادت خوبی نیست. زمانی که شما حس می‌کنید بله گفتن به همه برایتان مضر است (نه) گفتن را تمرین کرده و سر حرف خود محکم بایستید. 

از اشتباهات درس بگیرید

همه ممکن است اشتباه کنیم. سعی کنید مسئولیت اشتباهات خودتان را بر عهده بگیرید، از آن‌ها درس بگیرید و در جهت رفع آن‌ها بکوشید.

از تقویم آنلاین استفاده کنید

استفاده از یک تقویم آنلاین باعث می‌شود که از هر نقطه به آن دسترسی داشته باشید. البته سعی کنید تقویم خود را شلوغ نکنید. در تقویم خود موارد اولویت‌دار را بنویسید. یک تقویم خلوت و تمیز بر خلاقیت شما می‌افزاید.

ابزارهای خود را یکپارچه کنید

صدها ابزار و اپلیکیشن وجود دارد که می‌توانید کارهای خود را با آن مدیریت کنید. اما مراقب باشید که در بین این نرم‌افزارها گم نشوید! سعی تا حد امکان یک ابزار تا حد امکان کامل را انتخاب کنبد و کارهای خود را با آن انجام دهید.

کارهای بزرگ را تقسیم کنید

کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید تا دست‌یافتنی‌تر شده و قابل مدیریت باشند. همچنین در هر لحظه یک گام بردارید.

معجزه تصویرسازی

تصویرسازی از آنچه در سر می‌پرورانید باعث می‌شود که خود را به آن نزدیک بدانید و در جهت رسیدن به آن تلاش کنید.

مهارت خود را افزایش دهید

یادگیری یا توسعه فعالیت به شما کمک می‌کند تا کارها را سریع‌تر انجام دهید. زیرا نه‌تنها شما بر دانش خود افزوده‌اید، بلکه برای انجام کارها روش‌های مختلف نیز در دست دارید.

انتظار کامل بودن نداشته باشید

کامل ازهرجهت درواقع در دنیا وجود ندارد. پس منتظر نباشید که ازهرجهت کامل شوید. همیشه سعی کنید تمام تلاش خود را به کار بگیرید.